Zarządzenie Nr 10 / 2002 Rzecznika Praw Obywatelskich z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie wprowadzenia w Biurze Rzecznika Praw Obywatelskich audytu wewnętrznego wraz z załącznikiem.

Data: 
2002-12-31 11:23:33

ZARZĄDZENIE NR 10 / 2002
RZECZNIKA PRAW OBYWATELSKICH
z dnia 31 grudnia 2002 r.
w sprawie wprowadzenia w Biurze Rzecznika Praw Obywatelskich audytu wewnętrznego.

Na podstawie § 7 statutu Biura Rzecznika Praw Obywatelskich, stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 4 Marszałka Sejmu z dnia 29 grudnia 2000 r. w związku z art. 35d ust. 1 pkt l, art. 35e ust. 3 oraz art. 35o ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 155, poz. 1014 z późn. zmianami) zarządza się, co następuje:

§ 1

W Biurze Rzecznika Praw Obywatelskich (zwanym dalej Biurem) wprowadza się audyt wewnętrzny.

§ 2
  1. Audyt wewnętrzny prowadzi audytor wewnętrzny zatrudniony w Biurze.
  2. Audytor wewnętrzny podlega bezpośrednio Dyrektorowi Biura, który zapewnia organizacyjną odrębność wykonywania przez niego zadań określonych w ustawie o finansach publicznych.
§ 3

Zasady i procedury audytu wewnętrznego określa instrukcja stanowiąca załącznik do zarządzenia.

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Zastępca Rzecznika Praw Obywatelskich
Dr Jerzy Świątkiewicz

Załącznik do Zarządzenia Nr 10
Rzecznika Praw Obywatelskich
z dnia 31 grudnia 2002 r.

Instrukcja w sprawie systemu audytu wewnętrznego w Biurze Rzecznika Praw Obywatelskich

System audytu wewnętrznego i jego cele

  1. Wprowadzony w Biurze Rzecznika Praw Obywatelskich (dalej zwanym Biurem) audyt wewnętrzny stanowi system działań pozwalających ustalić obiektywną i niezależną ocenę funkcjonowania Biura w zakresie gospodarki finansowej pod względem legalności, gospodarności, celowości, rzetelności oraz przejrzystości i jawności.
  2. Audyt wewnętrzny obejmuje w szczególności:

    1) badanie dowodów księgowych oraz zapisów w księgach rachunkowych (audyt finansowy),

    2) ocenę systemu gromadzenia i dysponowania środkami publicznymi oraz gospodarowania mieniem (audyt systemu),

    3) ocenę efektywności i gospodarności zarządzania finansowego (audyt działalności).
  3. Celem systemu audytu wewnętrznego jest wspieranie realizacji wytyczonych celów poprzez systematyczne i konsekwentne działanie służące ocenie i poprawie skuteczności zarządzania ryzykiem, systemu kontroli oraz procesów zarządzania.
  4. System audytu wewnętrznego działa przede wszystkim na rzecz Dyrektora Biura. Audytor wewnętrzny ściśle współpracuje z Dyrektorem Biura na wszystkich etapach swojej pracy, szczególnie w zakresie planowania audytu.
  5. System audytu wewnętrznego jest niezależny od czynności operacyjnych, sytemu zarządzania, a zwłaszcza od systemu księgowego i kontroli wewnętrznej.
  6. Badanie kontroli wewnętrznej przez audyt wewnętrzny nie zwalnia osób odpowiedzialnych z obowiązku utrzymywania właściwego i skutecznego procesu kontroli wewnętrznej.
  7. System audytu wewnętrznego działa zgodnie z powszechnie uznawanymi standardami audytu wewnętrznego (wypracowane przez środowiska i instytucje profesjonalne standardy kontroli finansowej i audytu).
  8. W przypadku ujawnienia, iż przeprowadzanie audytu wewnętrznego było niezgodne ze standardami, o których mowa w pkt. 7, co miało wpływ na czynności audytora, należy zgłosić ten fakt Dyrektorowi Biura.
  9. Czynności audytora obejmują:

    1) identyfikowanie i monitorowanie procesów istniejących w Biurze,

    2) planowanie audytu,

    3) dokonywanie opisów procesów, o których mowa w ppkt 1, gromadzenie dokumentacji i informacji dotyczących tych procesów, a zwłaszcza informacji o systemie kontroli wewnętrznej,

    4) identyfikowanie i ocenę ryzyka istniejącego w procesach oraz stopnia prawdopodobieństwa jego wystąpienia,

    5) dokonanie, w ciągu trzech lat, wewnętrznego audytu finansowego lub operacyjnego procesów zachodzących w Biurze,

    6) sprawozdawczość z przeprowadzonych czynności audytowych,

    7) czynności sprawdzające.

  10. Jeżeli w trakcie wykonywania czynności audytowych audytor stwierdzi, iż ujawnione nieprawidłowości wymagają podjęcia natychmiastowych działań ze strony kierownictwa komórki audytowanej, niezwłocznie informuje o tym Dyrektora Biura.

Prawa i obowiązki kierowników i pracowników komórek organizacyjnych Biura
  1. Kierownicy komórek organizacyjnych Biura poddanych audytowi mają prawo do czynnego uczestniczenia w procesie audytu wewnętrznego, a szczególnie do:

    1) zapoznania się, na każdym etapie audytu, z ustaleniami audytora wewnętrznego,

    2) zgłaszania uwag i zastrzeżeń do ustaleń audytora wewnętrznego.
  2. Kierownik audytowanej komórki zapewnia audytorowi wewnętrznemu:

    1) warunki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia audytu wewnętrznego,

    2) dostęp do dokumentów żądanych przez audytora wewnętrznego,

    3) terminowe udzielenie wyjaśnień przez pracowników swojej komórki.


  3. Kierownik audytowanej komórki zatwierdza zestawienia i obliczenia wykonywane przez pracowników tej komórki na prośbę audytora wewnętrznego.
  4. Pracownik komórki audytowanej potwierdza odpisy lub kopie dokumentów, których włączenie do akt bieżących audytor wewnętrzny uzna za niezbędne.
  5. Pracownicy komórki, w której przeprowadzany jest audyt wewnętrzny są zobowiązani, na prośbę audytora wewnętrznego, udzielać informacji i ustnych wyjaśnień. Powinny być one utrwalane na piśmie oraz podpisane przez osobę, która je złożyła i przez audytora wewnętrznego bądź przez samego audytora wewnętrznego.
  6. Oświadczenia w sprawie przedmiotu audytu, składane z własnej inicjatywy przez pracowników komórki audytowanej są włączane do bieżących akt audytu wewnętrznego.
  7. Realizację zadania audytowego w komórce organizacyjnej rozpoczyna narada otwierająca, a kończy narada zamykająca. Protokoły zawierające cel, przebieg i wynik narad sporządza audytor wewnętrzny. Podpisują je kierownik komórki audytowanej i audytor wewnętrzny.
  8. Kierownicy komórek organizacyjnych, w których jest przeprowadzany audyt wewnętrzny mają obowiązek, w zakresie swoich kompetencji, przedkładać Dyrektorowi Biura i audytorowi wewnętrznemu plan działań naprawczych w odpowiedzi na poszczególne ustalenia audytu wewnętrznego lub przedstawić przyczyny odmowy podjęcia działań naprawczych.
  9. W przypadku braku uprawnień kierownika komórki organizacyjnej, w której przeprowadzany jest audyt, do podjęcia decyzji o działaniach naprawczych, kierownik tej komórki zwraca się z odpowiednim wnioskiem do Dyrektora Biura lub nadzorującego członka Kierownictwa Biura.
  10. O podjętych decyzjach kierownik komórki organizacyjnej informuje audytora wewnętrznego.
Uprawnienia i obowiązki audytora wewnętrznego oraz zakres odpowiedzialności.
  1. Audytor wewnętrzny ma nieograniczony dostęp do dokumentacji i informacji dotyczących bezpośrednio lub pośrednio działalności audytowanych komórek organizacyjnych Biura, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych i o ochronie danych osobowych.
  2. Audytor wewnętrzny opracowuje podręcznik audytu wewnętrznego, w którym określa zasady oraz procedury obejmujące wszystkie aspekty audytu wewnętrznego a także monitorowanie jego skuteczności.
  3. Audytor wewnętrzny dokonuje identyfikacji i badania procesów przy pomocy :

    1) rozmów,

    2) obserwacji badanych czynności,

    3) przeglądu i analizy dokumentów,

    4) kwestionariuszy,

    5) testów wiarygodności uzyskanych informacji,

    6) procedur analitycznych,

    7) testowania konkretnych czynności.

  4. Czynności, o których mowa w pkt 23 nie wymagają zgody kierownika komórki organizacyjnej, której dotyczą i nie są prowadzone za jego pośrednictwem lub w jego obecności.
  5. Audytor wewnętrzny powinien być bezstronny i wykonywać zadania z należytą starannością.
  6. Audytor wewnętrzny ma obowiązek szanować wartość i własność informacji, którą otrzymał i nie ujawniać jej bez odpowiedniego upoważnienia, chyba że istnieje prawny lub zawodowy obowiązek jej ujawnienia.
  7. Audytor wewnętrzny ma obowiązek:

    1) zidentyfikować wystarczające, wiarygodne, odpowiednie oraz użyteczne informacje pozwalające na osiągnięcie celów założonych dla danego zadania audytowego,

    2) opierać wnioski oraz wyniki czynności audytorskich na odpowiednich analizach i ocenach zebranych dowodów,

    3) w oparciu o wyniki oceny ryzyka określić adekwatność i skuteczność systemu kontroli obejmującej zarządzanie, działalność operacyjną i systemy informacyjne, pod względem:

    a) wiarygodności i integralności informacji finansowych oraz operacyjnych,

    b) skuteczności i wydajności badanych operacji,

    c) zabezpieczenia interesów Skarbu Państwa i Biura

    d) zgodności z prawem,

    4) dokumentować istotne informacje dla poparcia wniosków i wyników,

    5) niezwłocznie informować odpowiednie osoby o wynikach czynności audytorskich,

    6) chronić przed osobami nieupoważnionymi uzyskane w trakcie wykonywania obowiązków informacje.
  8. Audytor wewnętrzny ocenia:

    1) zgodność osiągniętych efektów z celami Biura,

    2) funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej,

    3) występujące słabości procesów zachodzących w Biurze,

    4) system zarządzania ryzykiem, jego prawidłowość i gwarancję osiągnięcia celów jednostki.
  9. Audytor wewnętrzny nie bierze udziału w opracowywaniu i wdrażaniu zasad systemu zarządzania i czynności operacyjnych.